Міському голові
САФРОНОВУ С.О.
З В І Т
про результати проведення у 2014 році оцінки ефективності
здійснення структурними підрозділами апарату міської ради
та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами
про результати проведення у 2014 році оцінки ефективності
здійснення структурними підрозділами апарату міської ради
та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами
Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України
та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень,
розпоряджень голови облдержадміністрації, розпоряджень
міського голови та рішень виконавчого комітету міської ради
Підставою для проведення оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами апарату міської ради та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпоряджень міського голови та рішень виконавчого комітету міської ради є постанова Кабінету Міністрів України від 18 травня 2011 року №522 «Про затвердження Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядження голови облдержадміністрації від 15.08.2014 №Р-467/0/3-14 «Про проведення у 2014 році оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, актами Президента України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації», розпорядження міського голови від 02.10.2014 №182-р «Про проведення у 2014 році оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, актами Президента України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпорядчих документів міського голови та виконавчого комітету міської ради»
Відповідно до розпорядження міського голови від 02.10.2014 №182-р з 03 по 14 листопада 2014 року проведено оцінку ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України
та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпорядження міського голови та рішень виконавчого комітету міської ради (далі – оцінка) за період з 01 січня 2014 року по 01 листопада 2014 року робочою групою у такому складі:
та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпорядження міського голови та рішень виконавчого комітету міської ради (далі – оцінка) за період з 01 січня 2014 року по 01 листопада 2014 року робочою групою у такому складі:
|
ЗАВГОРОДНЯ
Тетяна Жоржівна
|
- -
|
- заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради,
керуючий справами виконавчого комітету міської ради, керівник робочої групи
|
|
ТОВМАЧ
Людмила Володимирівна
|
-
|
начальник загального відділу міської ради, заступник керівника робочої групи
|
|
ДАНЮК
Світлана Анатоліївна
|
-
|
головний спеціаліст загального відділу міської ради
|
|
ІЛЛАРІОШИНА
Наталія Анатоліївна |
-
|
заступник начальника загального відділу міської ради
|
|
КОЗЛОВА
Ірина Василівна
|
-
|
головний спеціаліст загального відділу міської ради
|
|
СОЛДАТЕНКО
Олена Вікторівна
|
-
|
головний спеціаліст загального відділу міської ради
|
Оцінка проводилася шляхом перевірок відповідно до Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 18 травня 2011 року №522, показників та графіка оцінки, затверджених розпорядженням міського голови від 02.10.2014 №182-р.
Метою проведення оцінки є надання робочою групою необхідної методичної та практичної допомоги керівникам в організації контролю у підпорядкованих виконавчих органах та посадовим особам щодо забезпечення високого рівня виконавської дисципліни з виконання в частині делегованих повноважень завдань, визначених актами законодавства та розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради.
Робоча група проводила оцінку за такими показниками:
- архівна справа;
- документування управлінської інформації;
- організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів.
Під час проведення оцінки також враховувалися аналітичні та звітні матеріали щодо стану виконавської дисципліни у виконавчих органах апарату міської ради та виконавчих органів міської ради у динаміці протягом звітного періоду, матеріали щодо проведених перевірок.
У ході перевірки за визначеними показниками встановлено наступне.
Архівна справа
Належний стан архівної справи в виконавчих органах апарату міської ради координує загальний відділ міської ради.
Ефективно ведеться архівна робота в управлінні містобудування та архітектури міської ради, департаменті молоді та спорту міської ради, департаменті економічного розвитку міської ради, управлінні освіти та науки міської ради.
Стан архівної справи показав, що формування поточного архіву, опрацювання резолюцій та списання до справи службових документів потребує вдосконалення та доопрацювання в департаменті охорони здоров’я та соціального захисту населення міської ради, департаменті житлово-комунального господарства та будівництва міської ради, управлінні транспортної інфраструктури та цивільного захисту населення міської ради, управлінні промисловості та екології міської ради, департаменті фінансів міської ради.
Потребує доопрацювання у виконавчих органах міської ради належне оформлення вихідних документів, що залишаються у справах, відповідно до інструкції з діловодства у виконавчих органах Дніпродзержинської міської ради затвердженої розпорядженням міського голови від 21 січня 2014 р. №10-р.
Документування управлінської інформації
Робочою групою відзначено, що відповідно до вимог інструкції з діловодства у виконавчих органах Дніпродзержинської міської ради, затвердженої розпорядженням міського голови від 21 січня 2014 р. №10-р, у виконавчих органах міської ради, що підлягали перевірці, використовується автоматизована система діловодства, яка дозволяє оперативно вносити інформацію, прискорює отримання статистичної та довідкової інформації, гарантує своєчасний розгляд документів, сприяє ефективному контролю за станом їх виконання.
Слід відзначити, що значно поліпшився рівень володіння автоматизованою системою діловодства у виконавчих органах міської ради порівняно з минулою перевіркою. Ефективно використовують автоматизовану систему діловодства управління містобудування та архітектури міської ради, управління культури міської ради, управління освіти і науки міської ради, департамент комунальної власності та земельних відносин міської ради, департамент економічного розвитку міської ради, департамент молоді та спорту міської ради, управління надання муніципальних послуг та розвитку підприємництва (Міський центр муніципальних послуг).
Автоматизовану реєстрацію вхідних та вихідних документів, що надходять до виконавчих органів апарату міської ради, здійснює загальний відділ міської ради.
За результатами проведеного аналізу стану діловодства та підготовки документів у виконавчих органах апарату міської ради та виконавчих органах міської ради, що підлягали оцінюванню, зроблено наступні висновки:
- діловодне оформлення документів здійснюється відповідно до встановлених стандартів;
- на належному рівні забезпечується діловодне оформлення та підготовка службових документів з додержанням вимог законодавства про мови та офіційно-ділового стилю.
Організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів
У період з 01 січня по 01 вересня 2014 року виконавчими органами апарату міської ради та виконавчими органами міської ради опрацьовано контрольованих документів – 3894.
Організація (здійснення) контролю в виконавчих органах апарату міської ради та виконавчих органах міської ради має характер технічного процесу відстеження строків виконання контрольованих документів та покладено на загальний відділ міської ради. У самостійних виконавчих органах міської ради функції контролю покладено на окремих посадових осіб.
Контроль за виконанням законів України, постанов Верховної Ради України, актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень забезпечується загальним відділом міської ради шляхом:
- постійного моніторингу стану виконавської дисципліни, контролю за додержанням строків, встановлених для виконання документів;
- систематичного аналізу статистичних матеріалів щодо виконання контрольованого документа;
- розгляду на засіданнях виконавчого комітету міської ради питання щодо стану виконавської дисципліни.
Виконавчими органами міської ради в цілому забезпечується дотримання строків виконання отриманих контрольованих документів, вимог щодо їх розгляду, підготовки та належного оформлення відповідних проектів документів, організації здійснення діловодного контролю за їх виконанням.
Контроль за виконанням документів у виконавчих органах міської ради покладено на посадових осіб, відповідальних за діловодство. В окремих виконавчих органах міської ради функції щодо діловодства та контролю є додатковими посадовими обов’язками. Слід зазначити, що в департаменті житлово-комунального господарства та будівництва міської ради ведення діловодства забезпечує відділ діловодства, кадрової роботи та господарчої діяльності, в департаменті комунальної власності та земельних відносин міської ради – сектор діловодства та кадрової роботи.
Стан виконавської дисципліни за 10 місяців 2014 року щодо виконання контрольованих документів по виконавчих органах становить:
|
№
п/п |
Найменування
виконавчого органу міської ради |
Показник виконавської дисципліни, % відповідно
до середнього показника 0,8% |
|
1.
|
Департамент економічного розвитку
|
-
|
|
2.
|
Департамент житлово-комунального господарства та будівництва
|
0,7%
|
|
3.
|
Департамент комунальної власності та земельних відносин
|
-
|
|
4.
|
Департамент фінансів
|
-
|
|
5.
|
Департамент охорони здоров’я та соціального захисту населення
|
-
|
|
6.
|
Департамент молоді та спорту
|
-
|
|
7.
|
Управління надання муніципальних послуг та розвитку підприємництва (Міський центр муніципальних послуг)
|
-
|
|
8.
|
Управління транспортної інфраструктури та цивільного захисту населення
|
-
|
|
9.
|
Управління містобудування та архітектури
|
-
|
|
10.
|
Управління промисловості та екології
|
0,1%
|
|
11.
|
Управління культури
|
-
|
|
12.
|
Управління освіти та науки
|
-
|
|
13.
|
Служба у справах дітей
|
-
|
|
14.
|
Архівне управління м.Дніпродзержинська
|
-
|
|
15.
|
Апарат міської ради
|
-
|
Проведений аналіз свідчить про те, що у виконавчих органах міської ради на високому рівні робота з контрольованими документами ведеться у департаменті економічного розвитку міської ради, департаменті молоді та спорту міської ради, управлінні містобудування та архітектури міської ради, управлінні освіти і науки міської ради, управлінні надання муніципальних послуг та розвитку підприємництва (Міський центр муніципальних послуг).
Необхідно посилити персональну відповідальність посадових осіб за виконання контрольованих службових документів в департаменті житлово-комунального господарства та будівництва міської ради, департаменті охорони здоров’я та соціального захисту населення, департаменті комунальної власності та земельних відносин, управлінні промисловості та екології. Більшість контрольованих документів у зазначених департаментах виконуються своєчасно за тенденцією попереднього нагадування.
ВИСНОВОК:
Робоча група, провівши оцінку ефективності здійснення структурними підрозділами апарату міської ради та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпоряджень міського голови та рішень виконавчого комітету міської ради за період з 01 січня по 01 листопада
2014 року відповідно до визначених показників, виявила, що у виконавчих органах апарату міської ради та виконавчих органах міської ради забезпечується ведення архівної справи, використання автоматизованої системи діловодства, організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів, ведення діловодства та підготовка документів відповідно до встановлених вимог.
2014 року відповідно до визначених показників, виявила, що у виконавчих органах апарату міської ради та виконавчих органах міської ради забезпечується ведення архівної справи, використання автоматизованої системи діловодства, організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів, ведення діловодства та підготовка документів відповідно до встановлених вимог.
Ураховуючи результати проведення у 2014 році оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами апарату міської ради та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпоряджень міського голови та рішень виконавчого комітету міської ради та викладене вище, діяльність Дніпродзержинської міської ради визначено ефективною, зокрема по виконавчих органах апарату міської ради та виконавчих органах міської ради визначено як ефективну, недостатньо ефективну у наведеній нижче таблиці.
|
№
п/п |
Найменування виконавчого органу міської ради
|
Оцінка ефективності здійснення контролю
|
|
1.
|
Департамент економічного розвитку
|
ефективна
|
|
2.
|
Департамент житлово-комунального господарства та будівництва
|
ефективна
|
|
3.
|
Департамент комунальної власності та земельних відносин
|
ефективна
|
|
4.
|
Департамент фінансів
|
ефективна
|
|
5.
|
Департамент охорони здоров’я та соціального захисту населення
|
ефективна
|
|
6.
|
Департамент молоді та спорту
|
ефективна
|
|
7.
|
Управління надання муніципальних послуг та розвитку підприємництва (Міський центр муніципальних послуг)
|
ефективна
|
|
8.
|
Управління транспортної інфраструктури та цивільного захисту населення
|
ефективна
|
|
9.
|
Управління містобудування та архітектури
|
ефективна
|
|
10.
|
Управління промисловості та екології
|
недостатньо
ефективна
|
|
11.
|
Управління культури
|
ефективна
|
|
12.
|
Управління освіти та науки
|
ефективна
|
|
13.
|
Служба у справах дітей
|
ефективна
|
|
14.
|
Архівне управління м.Дніпродзержинська
|
ефективна
|
|
15.
|
Апарат міської ради
|
ефективна
|
За результатами перевірки, з метою надання методичної допомоги, вдосконалення роботи виконавчих органів міської ради робоча група пропонує провести у грудні 2014 року нараду-семінар з питання діловодства та архівної справи у виконавчих органах міської ради з залученням посадових осіб загального відділу міської ради та архівного управління м.Дніпродзержинська міської ради.
Керівник робочої групи:
|
____________________Т.Ж.Завгородня
|
Заступник керівника робочої групи:
|
_____________________Л.В.Товмач
|
Члени робочої групи:
|
____________________С.А.Данюк
|
|
____________________Н.А.Ілларіошина
|
|
____________________ І.В.Козлова
|
|
____________________ О.В.Солдатенко
|
