ПОЛОЖЕННЯ
про відділ з питань загально-організаційної роботи
адміністрації Дніпровського району
1. Відділ з питань загально-організаційної роботи адміністрації Дніпровського району (далі – відділ) утворюється міською радою у складі адміністрації Дніпровського району та забезпечує в межах району у місті виконання покладених на нього повноважень та завдань.
2. Відділ підпорядкований заступнику голови адміністрації (згідно з розподілом посадових обов’язків), підзвітний і підконтрольний голові адміністрації Дніпровського району.
3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, що регламентують управлінську діяльність адміністрації Дніпровського району, питання діловодства, планування, а також цим Положенням.
4. Основними повноваженнями відділу є:
- організаційно-методичне забезпечення діяльності адміністрації Дніпровського району;
- організація планування роботи адміністрації Дніпровського району;
- організація роботи зі службовими документами в адміністрації Дніпровського району та структурних підрозділах адміністрації зі статусом юридичної особи;
-.організація нагородження обласними, міськими та районними відзнаками;
-.організаційне та матеріально-технічне забезпечення роботи адміністрації Дніпровського району;
- організація роботи господарчої частини адміністрації Дніпровського району.
5. Відділ відповідно до визначених повноважень виконує такі завдання:
1) організовує:
- виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та здійснює контроль за їх реалізацією;
- ведення діловодства в адміністрації Дніпровського району;
- роботу протокольної частини адміністрації Дніпровського району;
- привітання керівництва підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності міста, району у місті зі знаменними датами, професійними святами та днями народження;
2) забезпечує:
-.реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом;
- доступ до публічної інформації, володільцем якої є адміністрація Дніпровського району та структурні підрозділи адміністрації Дніпровського району зі статусом юридичної особи;
- тимчасове зберігання архівних документів, що утворюються у процесі діяльності адміністрації Дніпровського району, користування цими документами, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян;
- роботу приймальні голови адміністрації Дніпровського району та його заступників;
-.висвітлення у встановленому порядку діяльності адміністрації Дніпровського району та структурних підрозділів адміністрації зі статусом юридичної особи на веб-сторінці адміністрації Дніпровського району офіційного сайту Дніпродзержинської міської ради;
- змістовне наповнення рубрик веб-сторінки «Адміністрація Дніпровського району» на офіційному сайті Дніпродзержинської міської ради;
-.підтримання приміщення адміністрації Дніпровського району та прилеглої до нього території у належному стані;
- цілодобову охорону приміщення адміністрації Дніпровського району;
- дотримання правил пожежної безпеки, техніки безпеки та гігієни праці в приміщенні адміністрації Дніпровського району;
- цілодобову роботу «гарячої телефонної лінії»;
- структурні підрозділи адміністрації Дніпровського району бланками службових документів, інвентарем, канцелярським приладдям;
- належне автомобільне обслуговування керівництва адміністрації Дніпровського району, проведення технічного обслуговування, ремонту службового автомобільного транспорту та збереження матеріальних цінностей, пов’язаних з його експлуатацією;
3) здійснює:
-.організаційно-технічну підготовку нарад та інших заходів, які проводяться за участю керівництва адміністрації Дніпровського району, їх протоколювання;
-.реєстрацію наказів голови адміністрації Дніпровського району, виготовлення, завірення копій цих документів та їх розсилку;
- погодження (візування) проектів наказів голови адміністрації Дніпровського району з основної діяльності;
- адміністрування реєстру публічної інформації, володільцем якої є адміністрація Дніпровського району та структурні підрозділи адміністрації зі статусом юридичної особи;
- прийом, реєстрацію та облік запитів на інформацію, своєчасне опрацювання запитів на інформацію, систематизацію та контроль за наданням відповідей на запити безпосередніми виконавцями;
- своєчасний прийом вхідних службових документів, їх реєстрацію комп’ютерними засобами, подання на розгляд голові адміністрації Дніпровського району та його заступникам, передачу службових документів виконавцям за резолюцією керівництва адміністрації Дніпровського району;
- своєчасний прийом, реєстрацію вхідної, вихідної та внутрішньої документації, що містить службову інформацію, якій присвоєно гриф «Для службового користування»;
-.оформлення, реєстрацію комп’ютерними засобами та своєчасне відправлення вихідних службових документів;
- розгляд клопотань підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності розташованих на території району у місті, керівників структурних підрозділів адміністрації Дніпровського району та внесення у встановленому порядку подання до виконавчого комітету міської ради про нагородження міськими відзнаками та порушення клопотання про нагородження заохочувальними відзнаками обласної державної адміністарції, обласної ради, державними нагородами тощо;
- розгляд клопотань підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності розташованих на території району у місті, керівників структурних підрозділів адміністрації Дніпровського району, щодо нагороджень районними відзнаками;
- надання методичної допомоги структурним підрозділам адміністрації Дніпровського району в організації діловодства;
-.організаційно-методичну допомогу підприємствам, установам і організаціям району у місті незалежно від форми власності у вирішенні питань організації та проведення заходів за участю керівництва адміністрації Дніпровського району;
- аналіз підготовки і виконання наказів голови адміністрації Дніпровського району;
- аналіз причин порушень строків виконання службових документів;
-.видачу довідок, засвідчення копій документів за зверненнями юридичних та фізичних осіб;
- формування у справи документів адміністрації Дніпровського району, їх збереження та передачу до архівного управління міста;
- розроблення зразків та виготовлення бланків службових документів, штампів та печаток;
- роботу по копіюванню документів;
- передплату державних, обласних, міських періодичних видань адміністрації Дніпровського району;
- прийом громадян з питань, віднесених до повноважень відділу;
4) готує:
- проекти рішень міської ради, рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень голови міської ради, наказів голови адміністрації Дніпровського району з питань, віднесених до повноважень відділу;
- самостійно або разом з іншими структурними підрозділами адміністрації Дніпровського району інформаційні та аналітичні матеріали для подання голові адміністрації Дніпровського району;
- календарний план основних заходів, які проводить адміністрація Дніпровського району;
- зведену номенклатуру справ адміністрації Дніпровського району;
- графіки чергувань посадових осіб структурних підрозділів адміністрації Дніпровського району у вихідні та святкові дні;
-.інформацію про знаменні та ювілейні дати щодо діяльності підприємств, організацій, установ району у місті;
- графіки привітання керівництва підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності міста, району у місті зі знаменними датами, професійними святами та днями народження;
-.документи щодо заохочення та нагородження працівників структурних підрозділів адміністрації Дніпровського району та структурних підрозділів адміністрації зі статусом юридичної особи, підприємств, установ, організацій та мешканців району;
-.протоколи нарад, засідань, зустрічей які проводяться керівництвом адміністрації Дніпровського району;
- листи підприємствам, установам, організаціям незалежно від форми власності з питань, віднесених до повноважень відділу;
- довідки, інформації, інформаційно-аналітичні матеріали з питань, віднесених до повноважень відділу;
- відповіді на звернення громадян з питань, віднесених до повноважень відділу;
5) розробляє:
- проекти перспективних планів роботи адміністрації Дніпровського району;
6) бере участь у:
- розробленні проектів рішень міської ради, рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, наказів голови адміністрації Дніпровського району головними розробниками яких є інші структурні підрозділи адміністрації Дніпровського району;
- заходах, які проводяться керівництвом адміністрації Дніпровського району;
- розробці і виданні довідників та інших посібників, необхідних для роботи адміністрації Дніпровського району та структурних підрозділів адміністрації зі статусом юридичної особи;
7) контролює:
- своєчасну підготовку наказів голови адміністрації Дніпровського району з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань;
- дотримання строків виконання документів вищих органів влади і строків виконання протокольних доручень голови адміністрації Дніпровського району;
- оперативність реагування на запити на публічну інформацію;
- дотримання положень чинного законодавства з питань охорони комп’ютерних програм під час їх придбання, встановлення, використання та інвентаризації;
- актуальність інформації про діяльність адміністрації Дніпровського району та структурних підрозділів адміністрації зі статусом юридичної особи, розміщеної на сторінці «Адміністрація Дніпровського району» на офіційному сайті Дніпродзержинської міської ради;
8) вносить пропозиції щодо:
- нагородження працівників структурних підрозділів адміністрації Дніпровського району, мешканців району та працівників підприємств, установ та організацій району незалежно від форми власності обласними, міськими та районними відзнаками;
- поліпшення стану виконавської дисципліни в адміністрації Дніпровського району та структурних підрозділах адміністрації зі статусом юридичної особи;
- придбання необхідного інвентарю, меблів, канцелярського приладдя для створення належних та комфортних умов для роботи;
- проведення ремонтних робіт в приміщенні адміністрації Дніпровського району;
- вдосконалення роботи з підготовки і виконання прийнятих наказів голови адміністрації Дніпровського району;
9) розглядає у встановленому законодавством порядку звернення громадян та запити на публічну інформацію;
10) зберігає печатки і штампи адміністрації Дніпровського району та засвідчує ними документи;
11) виготовляє службові посвідчення посадовим особам та службовцям адміністрації Дніпровського району, керівному складу органів самоорганізації населення;
12) здійснює інші, передбачені законом, повноваження.
6. Відділ для здійснення повноважень та виконання завдань, що визначені, має право:
1) одержувати у встановленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів адміністрації Дніпровського району, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;
2) залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів адміністрації Дніпровського району, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за згодою);
3) користуватись у встановленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами;
4) скликати у встановленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до його повноважень;
5) на обробку персональних даних фізичних осіб відповідно до законодавства з питань захисту персональних даних для виконання покладених на відділ повноважень;
6) знайомитись зі станом діловодства у структурних підрозділах адміністрації Дніпровського району;
7) вимагати від керівників структурних підрозділів адміністрації Дніпровського району обов’язкового погодження з відділом усіх матеріалів, що передбачають організацію проведення протокольних заходів за участю керівництва адміністрації Дніпровського району;
8) вимагати від посадових осіб структурних підрозділів адміністрації Дніпровського району виконання встановлених правил роботи з документами та дотримання вимог Інструкції з діловодства, повертати документи на доопрацювання у випадках порушення встановлених норм та правил роботи з ними;
7..Відділ для забезпечення управлінської діяльності адміністрації Дніпровського району має печатку з написом «Для документів».
8..Відділ у встановленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з іншими структурними підрозділами адміністрації Дніпровського району, органами місцевого самоврядування, іншими центральними органами виконавчої влади, а також підпрємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів.
9. Відділ очолює завідувач, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» у встановленому законодавством порядку.
