Додаток 2 до наказу24.11.2015 № 7 «ОД»
|
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ із загальних питань та роботи з персоналом
адміністрації Баглійського району
1. Загальні положення
1.1. Відділ із загальних питань та роботи з персоналом адміністрації Баглійського району (далі – відділ) є виконавчим органом Дніпродзержинської міської ради у складі адміністрації Баглійського району (далі – адміністрація). Створюється для реалізації функцій місцевого самоврядування на території Баглійського району міста Дніпродзержинськ, забезпечення прав і свобод громадян в межах повноважень та способом, передбаченими Конституцією і законами України.
1.2. Відділ підзвітний і підконтрольний адміністрації, підпорядкований заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, голові адміністрації та його заступнику за напрямком діяльності.
1.3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про запобігання корупції», «Про захист персональних даних», «Про доступ до публічної інформації» та іншими законодавчими й нормативними документами за напрямом діяльності, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядчими актами міського голови, регламентами міської ради та її виконавчих органів, Правилами внутрішнього трудового розпорядку в адміністрації Баглійського району, Кодексом етики і моралі працівників виконавчих органів Дніпродзержинської міської ради, положенням про адміністрацію Баглійського району, а також цим положенням.
2. Основні завдання відділу
Основними завданнями відділу є:
2.1. Забезпечення єдиного порядку документування і роботи з документами відповідно до чинного законодавства та згідно з інструкціями та правилами з діловодства; здійснення контролю за строками проходження і виконанням службово-розпорядчих документів; надання структурним підрозділам адміністрації методичної допомоги з питань діловодства.
2.2. Реалізація державної кадрової політики та у сфері служби в органах місцевого самоврядування в адміністрації; прогнозування розвитку персоналу, заохочення працівників до службової кар’єри, забезпечення їх безперервного навчання; документоване оформлення проходження служби в органах місцевого самоврядування та трудових відносин.
2.3. Матеріально-технічне супроводження діяльності адміністрації; організація технічного обслуговування та утримання в належному стані відповідно до правил та норм санітарії будівлі адміністрації.
3. Обов’язки відділу
Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
Щодо організації діловодства
3.1. Забезпечує реалізацію державної мовної політики, Інструкції з діловодства, узагальнює практику роботи зі службовими документами, вносить заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, голові адміністрації пропозиції щодо її вдосконалення.
3.2. Приймає, реєструє, обліковує і передає за призначенням розпорядчі акти та інші службові документи, у тому числі ті, що надійшли електронною поштою, забезпечує їх своєчасне розсилання відповідним посадовим особам, структурним підрозділам, а за необхідності – підприємствам, установам, організаціям району.
3.3. Здійснює контроль за строками виконання актів вищих органів та службових документів, що підлягають контролю; систематично інформує керівництво про стан виконавської дисципліни в адміністрації.
3.4. Надає структурним підрозділам адміністрації методичну допомогу щодо складання та опрацювання службових документів. Уживає необхідних заходів щодо дотримання вимог законодавства про державну мову при підготовленні службових документів. Здійснює контроль за правильністю оформлення службових документів.
3.5. Розробляє інструктивно-методичні матеріали щодо застосування офіційно-ділового стилю у діловодному процесі. Проводить наради-навчання з посадовими особами адміністрації з питань організації роботи зі службовими документами.
3.6. Забезпечує організацію складання номенклатури справ структурних підрозділів адміністрації. Складає номенклатуру справ адміністрації. Забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ.
3.7. Організовує роботу поточного архіву документів, що опрацьовуються відділом.
3.8. Бере участь у проведенні експертизи цінності службових документів, що утворились у діловодстві адміністрації.
3.9. Формує розпорядчі акти у справи, готує та передає їх у встановленому порядку до архівного управління м. Дніпродзержинська міської ради на постійне зберігання.
3.10. Забезпечує прийом, реєстрацію та облік запитів на інформацію, що надходять в порядку, визначеному Законом України “Про доступ до публічної інформації”, своєчасне опрацювання запитів на інформацію, систематизацію, аналіз та контроль за наданням відповідей на запити безпосередніми виконавцями в строки, визначені законом.
3.11. Вносить на розгляд керівництва проекти розпорядчих актів з питань своєї компетенції.
3.12. Вивчає позитивний досвід роботи щодо організації роботи зі службовими документами інших структурних підрозділів виконавчої влади вищого рівня.
Щодо організації роботи з персоналом
3.13. Забезпечує реалізацію державної кадрової політики та з питань служби в органах місцевого самоврядування в адміністрації, узагальнює практику роботи з кадрами, вносить заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, голові адміністрації пропозиції щодо їх вдосконалення.
3.14. Розробляє річний план роботи з кадрами, вивчає потребу в навчанні керівників та посадових осіб адміністрації.
3.15. Веде встановлену звітну облікову документацію, готує державну статистичну звітність, довідки та інформації з питань, що належить до компетенції відділу, аналізує якісний склад посадових осіб адміністрації.
3.16. Здійснює обробку персональних даних працівників адміністрації, забезпечує захист персональних даних, що обробляються відділом.
3.17. Готує документи про призначення на посади та звільнення з посад працівників адміністрації.
3.18. Оформляє документи про складання Присяги, присвоєння рангів посадових осіб, вносить про це відповідні записи до трудових книжок посадових осіб адміністрації.
3.19. Обчислює загальний стаж роботи та стаж служби в органах місцевого самоврядування, забезпечує своєчасне встановлення надбавок за вислугу років та надання відпусток відповідної тривалості.
3.20. Здійснює роботу, пов’язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ працівників адміністрації.
3.21. Узагальнює пропозиції структурних підрозділів адміністрації щодо формування кадрового резерву з подальшим наданням до відділу персоналу міської ради. Проводить роботу з кадровим резервом, аналізує його якісний склад.
3.22. Вносить пропозиції до відділу персоналу міської ради щодо проходження стажування осіб, зарахованих до кадрового резерву. Здійснює контроль за виконанням планів-графіків стажування.
3.23. Здійснює організаційні заходи щодо проведення щорічної оцінки виконання посадовими особами адміністрації, покладених на них завдань і обов’язків.
3.24. У межах своєї компетенції вживає заходів щодо забезпечення трудової дисципліни в адміністрації, оформляє документи, пов’язані з проведенням службового розслідування та застосуванням заходів дисциплінарного впливу.
3.25. Здійснює виготовлення службових посвідчень працівникам адміністрації та керівного складу органів самоорганізації населення, забезпечує їх повернення при звільненні.
3.26. Готує документи для службового відрядження працівників адміністрації.
3.27. Готує довідки з місця роботи, здійснює оформлення листків тимчасової непрацездатності працівникам адміністрації.
3.28. Бере участь у розробленні структури адміністрації у межах своєї компетенції.
3.29. Забезпечує своєчасне розроблення посадових інструкцій працівників адміністрації.
3.30. Здійснює заходи щодо ведення комп’ютерного обліку особових справ посадових осіб адміністрації, супроводження і зберігання відомостей для формування єдиної державної комп’ютерної системи “Кадри”.
3.31. Здійснює організаційні заходи щодо своєчасного щорічного подання посадовими особами місцевого самоврядування декларацій про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру.
3.32. Надає пропозиції щодо підвищення кваліфікації посадових осіб адміністрації за обласною, регіональною програмами навчання. Здійснює контроль за виконанням планів – графіків підвищення кваліфікації.
3.33. Складає графік щорічних відпусток працівників адміністрації.
Щодо організації роботи з господарської діяльності
3.34. Здійснює організаційні заходи щодо укладання з підприємствами та організаціями договорів для належного забезпечення роботи адміністрації.
3.35. Забезпечує працівників адміністрації канцелярським та технічним приладдям, а також предметами господарського вжитку.
3.36. Готує приміщення адміністративної будівлі адміністрації до осінньо-зимового періоду та організовує проведення поточних ремонтів.
3.37.Здійснює прибирання приміщень адміністративної будівлі.
3.38. Координує роботу водіїв службового автотранспорту.
3.39. Здійснює підготовку матеріалів для укладання договорів щодо страхування службового автотранспорту.
Інші питання
3.40. Здійснює заходи щодо запобігання і протидії корупції у відділі.
3.41. Розглядає пропозиції, заяви, скарги громадян з питань, що належать до компетенції відділу.
3.42. Виконує інші функції, пов’язані з реалізацією наданих повноважень.
4. Права
Відділ має право:
4.1. Залучати працівників адміністрації (за погодженням з їх керівниками) для розгляду та вирішення питань, що належать до його компетенції.
4.2. Одержувати в установленому порядку від керівників структурних підрозділів адміністрації документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ функцій.
4.3. Повертати виконавцям службові документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення Інструкції з діловодства та норм чинного українського правопису.
4.4. Скликати у встановленому порядку наради з питань, що належать до його компетенції.
4.5. Вносити керівництву пропозиції з питань удосконалення роботи з персоналом , підвищення ефективності роботи зі службовими документами.
4.6. Подавати заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, голові адміністрації пропозиції щодо відзначення працівників відділу міськими та районними нагородами, застосування форм матеріального заохочення працівників за високі досягнення у праці.
4.7. Вносити заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, голові адміністрації пропозиції щодо кадрового резерву та підвищення кваліфікації працівників відділу.
5. Організація роботи
5.1. Відділ очолює завідувач, який призначається на посаду і звільняється з посади відповідно до діючого законодавства.
5.2. Обов’язки та права посадових осіб та службовців відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою. Обов’язки та права технічних працівників та обслуговуючого персоналу відділу визначаються робочими інструкціями, які затверджуються заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, головою адміністрації.
5.3. Відділ зберігає та використовує гербову печатку адміністрації, печатку “Для документів”, печатку відділу та необхідні штампи.
5.4. Відділ забезпечується приміщеннями, телефонним зв’язком, засобами комп’ютерної та оргтехніки, доступом до мережі Інтернет для здійснення повноважень, відповідно обладнаними місцями для зберігання документів.
Виконуючий обов’язки заступника
міського голови з питань діяльності
виконавчих органів міської ради,
голови адміністрації Баглійського району І.В.ЗАДОРОЖНІЙ
