З В І Т
про результати проведення у 2011 році оцінки ефективності
здійснення структурними підрозділами апарату міської ради
та виконавчими органами міської ради контролю
за виконанням завдань, визначених законами України,
постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями
Президента України та Кабінету Міністрів України,
в частині делегованих повноважень
про результати проведення у 2011 році оцінки ефективності
здійснення структурними підрозділами апарату міської ради
та виконавчими органами міської ради контролю
за виконанням завдань, визначених законами України,
постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями
Президента України та Кабінету Міністрів України,
в частині делегованих повноважень
Підставою для проведення оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами апарату міської ради та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, є постанова Кабінету Міністрів України від 18 травня 2011 року №522 «Про затвердження Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України», розпорядження голови облдержадміністрації від 4 серпня 2011 року №Р-535/0/3-11 «Про проведення у 2011 році оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами облдержадміністрації та райдержадміністраціями контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України», розпорядження міського голови від 29.11.2011 №233-р «Про проведення у 2011 році оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, в частині делегованих повноважень».
Відповідно до розпорядження міського голови від 29.11.2011 №233-р проведено з 1 по 10 грудня 2011 року оцінку ефективності здійснення структурними підрозділами апарату міської ради та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, в частині делегованих повноважень у період з 1 січня 2011 року по 1 жовтня 2011 року робочою групою у такому складі:
|
ЗАВГОРОДНЯ
Тетяна Жоржівна
|
- -
|
заступник міського голови,
керуючий справами виконавчого комітету міської ради, голова робочої групи
|
|
ДАНЮК
Світлана Анатоліївна
|
-
|
головний спеціаліст загального відділу міської ради
|
|
КОЗЛОВА
Ірина Василівна
|
-
|
головний спеціаліст загального відділу міської ради
|
|
СОЛДАТЕНКО
Олена Вікторівна
|
-
|
головний спеціаліст загального відділу міської ради
|
|
ТОВМАЧ
Людмила Володимирівна
|
-
|
начальник загального відділу міської ради
|
Оцінка ефективності здійснення контролю проводилася шляхом перевірок та відповідно до Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 18 травня 2011 року №522.
Метою проведення оцінки ефективності здійснення контролю є надання робочою групою необхідної методичної та практичної допомоги керівникам в організації контролю у підпорядкованих виконавчих органах та забезпечення високого рівня виконавської дисципліни з виконання завдань, визначених актами законодавства та дорученнями, в частині делегованих повноважень.
Для проведення оцінки ефективності здійснення контролю робочою групою було визначено наступні напрями:
Під час проведення оцінки ефективності здійснення контролю враховувалися аналітичні та звітні матеріали щодо стану виконавської дисципліни у структурних підрозділах апарату міської ради та виконавчих органів міської ради у динаміці протягом звітного періоду, матеріали щодо проведених перевірок.
Для проведення оцінки ефективності здійснення контролю робочою групою було визначено наступні напрями:
- стан архівної справи;
- аналіз ефективності використання автоматизованої системи діловодства;
- організація контролю за виконанням службових документів, стан виконавської дисципліни за 9 місяців 2011 року;
- аналіз стану діловодного оформлення та підготовки документів;
У ході перевірки за визначеними напрямами встановлено наступне.
У період з 1 січня по 1 жовтня 2011 року структурними підрозділами апарату міської ради та виконавчих органів міської ради опрацьовано в частині делегованих повноважень контрольних документів вищого рівня – 3443.
Стан архівної справи
Стан архівної справи
Стан архівної справи показав, що формування поточного архіву, опрацювання резолюцій та списання до справи службових документів ведеться з незначними недоліками та потребує вдосконалення в управлінні охорони здоров'я, управлінні земельних відносин, службі у справах дітей, управлінні навколишнього природного середовища, управлінні житлового господарства міської ради, управлінні комунального господарства, управлінні земельних відносин.
Аналіз ефективності використання автоматизованої системи діловодства
На належному рівні ця робота ведеться в управлінні культури та туризму, управлінні транспорту та зв’язку, в управлінні праці та соціального захисту населення, управлінні по фізичній культурі та спорту, управлінні споживчого ринку, розвитку підприємництва та захисту прав споживачів, головному фінансовому управлінні, управлінні головного архітектора міста, фонді комунальної власності м.Дніпродзержинська, управлінні надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення, управлінні освіти і науки, архівному управлінні м.Дніпродзержинська, управлінні у справах сім'ї та молоді, головному управлінні економіки, управлінні капітального будівництва.
В апараті міської ради належний стан архівної справи забезпечено загальним відділом міської ради.
Аналіз ефективності використання автоматизованої системи діловодства
Робочою групою відзначено, що відповідно до вимог Примірної Інструкції з діловодства від 17.10.1997 №1153 (зі змінами) виконавчими органами міської ради, що підлягали перевірці, (крім управління житлового господарства) використовується у роботі автоматизована система діловодства, яка дозволяє оперативно вносити інформацію, прискорює отримання статистичної та довідкової інформації, гарантує своєчасний розгляд документів, сприяє ефективному контролю за станом їх виконання.
Організація контролю за виконанням службових документів
Переважна більшість виконавчих органів міської ради в цілому дотримуються строків виконання отриманих контрольних документів, вимог щодо їх розгляду, підготовки та належного оформлення відповідних проектів документів, організації здійснення діловодного контролю за їх виконанням.
Аналіз стану діловодного оформлення та підготовки документів
ВИСНОВОК:
Ураховуючи результати проведення у 2011 році оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами апарату міської ради та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, в частині делегованих повноважень та викладене вище, діяльність виконавчих органів міської ради визначено як ефективну, недостатньо ефективну, неефективну у наведеній нижче таблиці.
Члени робочої групи:
Не в повній мірі використовуються можливості автоматизованої системи діловодства в службі у справах дітей, управлінні охорони здоров'я, управлінні комунального господарства, тому керівникам та посадовим особам зазначених виконавчих органів слід звернути особливу увагу на поліпшення рівня та можливостей використання автоматизованої системи діловодства.
На жаль, в управліннях житлового господарства, комунального господарства та охорони здоров'я реєстрація документів здійснюється журнальною формою, що є грубим порушенням чинного законодавства, ураховуючи документообіг зазначених виконавчих органів.
Ефективно використовують автоматизовану систему діловодства управління капітального будівництва, управління головного архітектора міста, управління культури та туризму, управління охорони навколишнього природного середовища, управління освіти і науки, управління споживчого ринку, розвитку підприємництва та захисту прав споживачів, головне фінансове управління, управління земельних відносин, фонд комунальної власності м.Дніпродзержинська, управління надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення, управління транспорту та зв’язку, управління по фізичній культурі та спорту.
Автоматизовану реєстрацію документів, що надходять до структурних підрозділів апарату міської ради, та вихідних документів здійснює своєчасно загальний відділ міської ради.
Організація контролю за виконанням службових документів
Функції контролю у структурі апарату міської ради покладено на загальний відділ. У самостійних виконавчих органах міської ради функції контролю покладено на окремих посадових осіб. Отже, питаннями контролю у структурному підрозділі займається одна особа, що має характер технічного процесу відстеження строків виконання контрольних документів.
Контроль за виконанням законів України, постанов Верховної Ради України, актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень здійснюється загальним відділом міської ради шляхом:
- постійного моніторингу стану виконавської дисципліни, контролю за додержанням строків, встановлених для виконання документів;
- систематичного аналізу статистичних матеріалів щодо стану виконання контрольного документа;
- розгляду на засіданнях виконавчого комітету міської ради двічі на рік питання щодо стану виконавської дисципліни.
Переважна більшість виконавчих органів міської ради в цілому дотримуються строків виконання отриманих контрольних документів, вимог щодо їх розгляду, підготовки та належного оформлення відповідних проектів документів, організації здійснення діловодного контролю за їх виконанням.
Контроль за виконанням документів у виконавчих органах міської ради покладено на посадових осіб, відповідальних за діловодство, але тільки в окремих виконавчих органах міської ради функції щодо контролю покладено на окремо визначеного працівника. У більшості виконавчих органів міської ради функції щодо контролю є додатковими посадовими обов’язками. На жаль, в управлінні охорони здоров'я міської ради відповідальним за контроль призначено одну посадову особу, але функції контролю виконує інший працівник.
Перевірки, проведені у виконавчих органах міської ради, показали, що на належному рівні робота з контрольними документами ведеться в управлінні споживчого ринку, розвитку підприємництва та захисту прав споживачів, управлінні головного архітектора міста, головному фінансовому управлінні, головному управлінні економіки, фонді комунальної власності м.Дніпродзержинська, управлінні капітального будівництва, управлінні надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення, управлінні у справах сім'ї та молоді, архівному управлінні м.Дніпродзержинська, управлінні освіти і науки.
Потребує дещо систематизації щодо ефективності ведення роботи з контрольними документами (статистика, аналітика, реєстри тощо) в управлінні культури та туризму, управлінні праці та соціального захисту населення, службі у справах дітей, управлінні транспорту та зв’язку, управлінні охорони навколишнього середовища, управлінні по фізичній культурі та спорту, управлінні земельних відносин, управлінні охорони здоров'я, управлінні комунального господарства, управлінні житлового господарства, тому робочою групою прийнято рішення не вважати цей показник негативним при підбитті підсумків.
Стан виконавської дисципліни за 9 місяців 2011 року щодо виконання контрольних документів по виконавчих органах становить:
|
№
п/п |
Найменування
виконавчого органу міської ради |
Показник виконавської дисципліни, % відповідно
до середнього показника 4,5% |
|
1.
|
Головне управління економіки
|
1,4
|
|
2.
|
Управління споживчого ринку, розвитку підприємництва та захисту прав споживачів
|
0,3
|
|
3.
|
Управління житлового господарства
|
11,2
|
|
4.
|
Управління комунального господарства
|
18,2
|
|
5.
|
Управління надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення
|
-
|
|
6.
|
Управління транспорту та зв’язку
|
4,4
|
|
7.
|
Управління капітального будівництва
|
-
|
|
8.
|
Управління головного архітектора міста
|
0,4
|
|
9.
|
Управління земельних відносин
|
6,0
|
|
10.
|
Головне фінансове управління
|
2,1
|
|
11.
|
Фонд комунальної власності м.Дніпродзержинська
|
0,4
|
|
12.
|
Управління охорони здоров'я
|
14,3
|
|
13.
|
Управління праці та соціального захисту населення
|
-
|
|
14.
|
Управління охорони навколишнього природного середовища
|
6,6
|
|
15.
|
Управління культури та туризму
|
-
|
|
16.
|
Управління освіти і науки
|
-
|
|
17.
|
Управління у справах сім'ї та молоді
|
-
|
|
18.
|
Управління по фізичній культурі та спорту
|
-
|
|
19.
|
Служба у справах дітей
|
-
|
|
20.
|
Архівне управління м.Дніпродзержинська
|
-
|
|
21.
|
Апарат міської ради
|
0,5
|
Аналіз стану діловодного оформлення та підготовки документів
За результатами проведеного аналізу стану діловодства та підготовки документів у виконавчих органах міської ради, що підлягали оцінюванню, суттєвих недоліків виявлено не було та зроблено наступні висновки:
- діловодне оформлення документів здійснюється відповідно до встановлених стандартів;
- підготовка службових документів здійснюється з додержанням вимог законодавства про мови та офіційно-ділового стилю.
Загальним відділом на належному рівні забезпечується діловодне оформлення та підготовка службових документів з додержанням вимог офіційно-ділового стилю.
ВИСНОВОК:
Робоча група, провівши перевірку оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами апарату міської ради та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень за період з 1 січня по 1 жовтня 2011 року відповідно до визначених напрямів, виявила, що у виконавчих органах міської ради забезпечується ведення архівної справи, використання автоматизованої системи діловодства, організація контролю за виконанням службових документів, ведення діловодства та підготовка документів відповідно до встановлених вимог. Проте ускладнює процес роботи з контрольними документами та впливає на рівень виконавської дисципліни досить значний обсяг документообігу, технічний стан комп’ютерної техніки, на якій здійснюється автоматизована реєстрація документів (управління транспорту та зв’язку, управління по фізичній культурі та спорту, управління комунального господарства) або відсутність комп’ютерної техніки у посадових осіб, відповідальних за контроль, що унеможливлює здійснення електронного діловодства (управління житлового господарства), а також не досить відповідальне ставлення посадових осіб до виконання обов’язків щодо ведення діловодства.
Ураховуючи результати проведення у 2011 році оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами апарату міської ради та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, в частині делегованих повноважень та викладене вище, діяльність виконавчих органів міської ради визначено як ефективну, недостатньо ефективну, неефективну у наведеній нижче таблиці.
|
№
п/п |
Найменування
виконавчого органу міської ради |
Оцінка
ефективності здійснення контролю |
|
1.
|
Головне управління економіки
|
ефективна
|
|
2.
|
Управління споживчого ринку, розвитку підприємництва та захисту прав споживачів
|
ефективна
|
|
3.
|
Управління житлового господарства
|
недостатньо
ефективна |
|
4.
|
Управління комунального господарства
|
недостатньо
ефективна |
|
5.
|
Управління надзвичайних ситуацій
та цивільного захисту населення |
ефективна
|
|
6.
|
Управління транспорту та зв’язку
|
ефективна
|
|
7.
|
Управління капітального будівництва
|
ефективна
|
|
8.
|
Управління головного архітектора міста
|
ефективна
|
|
9.
|
Управління земельних відносин
|
недостатньо
ефективна |
|
10.
|
Головне фінансове управління
|
ефективна
|
|
11.
|
Фонд комунальної власності м.Дніпродзержинська
|
ефективна
|
|
12.
|
Управління охорони здоров'я
|
недостатньо
ефективна |
|
13.
|
Управління праці та соціального захисту населення
|
ефективна
|
|
14.
|
Управління охорони навколишнього природного середовища
|
недостатньо
ефективна |
|
15.
|
Управління культури та туризму
|
ефективна
|
|
16.
|
Управління освіти і науки
|
ефективна
|
|
17.
|
Управління у справах сім'ї та молоді
|
ефективна
|
|
18.
|
Управління по фізичній культурі та спорту
|
ефективна
|
|
19.
|
Служба у справах дітей
|
недостатньо
ефективна |
|
20.
|
Архівне управління м.Дніпродзержинська
|
ефективна
|
|
21.
|
Апарат міської ради
|
ефективна
|
Голова робочої групи:
|
____________________Т.Ж.Завгородня
|
Члени робочої групи:
|
____________________С.А.Данюк
|
|
____________________І.В.Козлова
|
|
____________________О.В.Солдатенко
|
|
____________________Л.В.Товмач
|
