Міському голові
САФРОНОВУ С.О.
З В І Т
про результати проведення у 2012 році оцінки ефективності
здійснення структурними підрозділами апарату міської ради
та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України,
актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України
в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпорядчих актів міського голови
та виконавчого комітету міської ради
про результати проведення у 2012 році оцінки ефективності
здійснення структурними підрозділами апарату міської ради
та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України,
актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України
в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпорядчих актів міського голови
та виконавчого комітету міської ради
Підставою для проведення оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами апарату міської ради та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпорядчих актів міського голови та виконавчого комітету міської ради є постанова Кабінету Міністрів України від 18 травня 2011 року №522 «Про затвердження Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету міністрів України», розпорядження голови облдержадміністрації від 25.07.2012 №Р-511/0/3-12 «Про проведення у 2012 році оцінки ефективності здійснення контролю
за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови облдержадміністрації», пункт 10 протоколу наради з керівниками апаратів райдержадміністрацій та керуючими справами виконавчих комітетів міських рад від 03 серпня 2012 року, розпорядження міського голови від 09.08.2012 №173-р «Про проведення у 2012 році оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпорядчих актів міського голови та виконавчого комітету міської ради»
за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови облдержадміністрації», пункт 10 протоколу наради з керівниками апаратів райдержадміністрацій та керуючими справами виконавчих комітетів міських рад від 03 серпня 2012 року, розпорядження міського голови від 09.08.2012 №173-р «Про проведення у 2012 році оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпорядчих актів міського голови та виконавчого комітету міської ради»
Відповідно до розпорядження міського голови від 09.08.2012 №173-р проведено з 03 по 13 вересня 2012 року оцінку ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України
та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпорядчих актів міського голови та виконавчого комітету міської ради (далі – оцінка) за період з 01 січня
2012 року по 01 вересня 2012 року робочою групою у такому складі:
та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпорядчих актів міського голови та виконавчого комітету міської ради (далі – оцінка) за період з 01 січня
2012 року по 01 вересня 2012 року робочою групою у такому складі:
|
ЗАВГОРОДНЯ
Тетяна Жоржівна
|
- -
|
заступник міського голови,
керуючий справами виконавчого комітету міської ради, керівник робочої групи
|
|
ТОВМАЧ
Людмила Володимирівна
|
-
|
начальник загального відділу міської ради, заступник керівника робочої групи
|
|
ДАНЮК
Світлана Анатоліївна
|
-
|
головний спеціаліст загального відділу міської ради
|
|
ІЛЛАРІОШИНА
Наталія Анатоліївна |
-
|
заступник начальника загального відділу міської ради
|
|
МИХАЙЛОВСЬКА
Ірина Володимирівна
|
-
|
головний спеціаліст загального відділу міської ради
|
|
СОЛДАТЕНКО
Олена Вікторівна
|
-
|
головний спеціаліст загального відділу міської ради
|
Оцінка проводилася шляхом перевірок відповідно до Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 18 травня 2011 року №522, показників та графіка оцінки, затверджених розпорядженням міського голови від 09.08.2012 №173-р.
Метою проведення оцінки є надання робочою групою необхідної методичної та практичної допомоги керівникам в організації контролю у підпорядкованих виконавчих органах та посадовим особам щодо забезпечення високого рівня виконавської дисципліни з виконання в частині делегованих повноважень завдань, визначених актами законодавства та розпорядчими актами облдержадміністрації, міського голови та виконавчого комітету міської ради.
Робоча група проводила оцінку за такими показниками:
- документування управлінської інформації;
- архівна справа;
- організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів;
- підвищення кваліфікації.
Під час проведення оцінки також враховувалися аналітичні та звітні матеріали щодо стану виконавської дисципліни у структурних підрозділах апарату міської ради та виконавчих органів міської ради у динаміці протягом звітного періоду, матеріали щодо проведених перевірок.
У ході перевірки за визначеними показниками встановлено наступне.
У період з 01 січня по 01 вересня 2012 року структурними підрозділами апарату міської ради та виконавчих органів міської ради опрацьовано контрольованих документів – 4396.
Архівна справа
На належному рівні архівна робота ведеться в управлінні головного архітектора міста, фонді комунальної власності м.Дніпродзержинська, управлінні надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення, головному управлінні економіки.
Стан архівної справи показав, що формування поточного архіву, опрацювання резолюцій та списання до справи службових документів потребує дещо вдосконалення та доопрацювання в управлінні охорони здоров'я, управлінні культури та туризму, головному фінансовому управлінні, управлінні освіти і науки, управлінні житлового господарства, управлінні у справах сім'ї та молоді, архівному управлінні м.Дніпродзержинська, управлінні транспорту та зв’язку, управлінні споживчого ринку, розвитку підприємництва та захисту прав споживачів, управлінні земельних відносин, службі у справах дітей.
На стан архівної справи особливу увагу слід звернути управлінню комунального господарства, управлінню капітального будівництва, управлінню праці та соціального захисту населення, управлінню охорони навколишнього природного середовища, управлінню по фізичній культурі та спорту.
Потребує доопрацювання у виконавчих органах міської ради належне оформлення вихідних документів, що залишаються у справах, та списання до справи виконаних службових документів відповідно до чинної типової інструкції з діловодства, тому робочою групою прийнято рішення не вважати цей показник негативним при підбитті підсумків.
В апараті міської ради належний стан архівної справи забезпечено загальним відділом міської ради.
Документування управлінської інформації
Робочою групою відзначено, що відповідно до вимог Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. №1242 більшістю виконавчих органів міської ради, що підлягали перевірці, використовується у роботі автоматизована система діловодства, яка дозволяє оперативно вносити інформацію, прискорює отримання статистичної та довідкової інформації, гарантує своєчасний розгляд документів, сприяє ефективному контролю за станом їх виконання.
Слід відзначити, що значно поліпшився рівень володіння автоматизованою системою діловодства у виконавчих органах міської ради порівняно з минулою перевіркою. Ефективно використовують автоматизовану систему діловодства управління капітального будівництва, управління головного архітектора міста, управління культури та туризму, управління охорони навколишнього природного середовища, управління освіти і науки, управління споживчого ринку, розвитку підприємництва та захисту прав споживачів, головне фінансове управління, управління земельних відносин, фонд комунальної власності м.Дніпродзержинська, управління надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення, управління транспорту та зв’язку, головне управління економіки, управління у справах сім’ї та молоді, служба у справах дітей
На жаль, ураховуючи документообіг, реєстрація документів здійснюється журнальною формою, а не автоматизовано в управлінні житлового господарства, управлінні комунального господарства, управлінні охорони здоров'я, управлінні по фізичній культурі та спорту. Потребує суттєвого доопрацювання цей напрям роботи в управлінні праці та соціального захисту населення.
Автоматизовану реєстрацію документів, що надходять до структурних підрозділів апарату міської ради, та вихідних документів здійснює своєчасно загальний відділ міської ради.
За результатами проведеного аналізу стану діловодства та підготовки документів в апараті міської ради та виконавчих органах міської ради, що підлягали оцінюванню, суттєвих недоліків виявлено не було та зроблено наступні висновки:
- діловодне оформлення документів здійснюється відповідно до встановлених стандартів;
- на належному рівні забезпечується діловодне оформлення та підготовка службових документів з додержанням вимог законодавства про мови та офіційно-ділового стилю.
Організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів
Організація (здійснення) контролю в апараті та виконавчих органах міської ради має характер технічного процесу відстеження строків виконання контрольованих документів. Функції контролю у структурі апарату міської ради покладено на загальний відділ. У самостійних виконавчих органах міської ради функції контролю покладено на окремих посадових осіб.
Контроль за виконанням законів України, постанов Верховної Ради України, актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень забезпечується загальним відділом міської ради шляхом:
- постійного моніторингу стану виконавської дисципліни, контролю за додержанням строків, встановлених для виконання документів;
- систематичного аналізу статистичних матеріалів щодо виконання контрольованого документа;
- розгляду на засіданнях виконавчого комітету міської ради двічі на рік питання щодо стану виконавської дисципліни.
Виконавчими органами міської ради в цілому забезпечується дотримання строків виконання отриманих контрольованих документів, вимог щодо їх розгляду, підготовки та належного оформлення відповідних проектів документів, організації здійснення діловодного контролю за їх виконанням.
Контроль за виконанням документів у виконавчих органах міської ради покладено на посадових осіб, відповідальних за діловодство. Тільки в окремих виконавчих органах міської ради функції щодо діловодства та контролю покладено на окремо визначеного працівника. У більшості виконавчих органів міської ради функції щодо діловодства та контролю є додатковими посадовими обов’язками. Кадровому вдосконаленню щодо функцій діловодства та контролю необхідно звернути увагу управлінню охорони здоров'я, управлінню освіти і науки, управлінню транспорту та зв’язку.
Стан виконавської дисципліни за 8 місяців 2012 року щодо виконання контрольних документів по виконавчих органах становить:
|
№
п/п |
Найменування
виконавчого органу міської ради |
Показник виконавської дисципліни, % відповідно
до середнього показника 1,4% |
|
1.
|
Головне управління економіки
|
-
|
|
2.
|
Управління споживчого ринку, розвитку підприємництва та захисту прав споживачів
|
-
|
|
3.
|
Управління житлового господарства
|
4,6
|
|
4.
|
Управління комунального господарства
|
8,7
|
|
5.
|
Управління надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення
|
-
|
|
6.
|
Управління транспорту та зв’язку
|
-
|
|
7.
|
Управління капітального будівництва
|
-
|
|
8.
|
Управління головного архітектора міста
|
-
|
|
9.
|
Управління земельних відносин
|
0,5
|
|
10.
|
Головне фінансове управління
|
-
|
|
11.
|
Фонд комунальної власності м.Дніпродзержинська
|
-
|
|
12.
|
Управління охорони здоров'я
|
0,8
|
|
13.
|
Управління праці та соціального захисту населення
|
-
|
|
14.
|
Управління охорони навколишнього природного середовища
|
1,3
|
|
15.
|
Управління культури та туризму
|
-
|
|
16.
|
Управління освіти і науки
|
-
|
|
17.
|
Управління у справах сім'ї та молоді
|
-
|
|
18.
|
Управління по фізичній культурі та спорту
|
-
|
|
19.
|
Служба у справах дітей
|
-
|
|
20.
|
Архівне управління м.Дніпродзержинська
|
-
|
|
21.
|
Апарат міської ради
|
-
|
Проведений аналіз свідчить про те, що у виконавчих органах міської ради на належному рівні робота з контрольованими документами ведеться в управлінні споживчого ринку, розвитку підприємництва та захисту прав споживачів, управлінні головного архітектора міста, головному фінансовому управлінні, головному управлінні економіки, фонді комунальної власності м.Дніпродзержинська, управлінні капітального будівництва, управлінні надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення, управлінні у справах сім'ї та молоді, архівному управлінні м.Дніпродзержинська, управлінні освіти і науки, управлінні культури та туризму, управлінні праці та соціального захисту населення, службі у справах дітей, управлінні транспорту та зв’язку, управлінні по фізичній культурі та спорту, управлінні земельних відносин, управлінні охорони здоров'я.
Робота з контрольованими службовими документами дещо потребує поліпшення в управлінні охорони навколишнього природного середовища.
Необхідно посилити персональну відповідальність посадових осіб за виконання контрольованих службових документів в управлінні житлового господарства.
Потребує належного контролю з боку керівника та посилення персональної відповідальності виконавців робота з контрольованими службовими документами в управлінні комунального господарства: більшість службових документів, визначених контрольними, виконуються своєчасно за тенденцією попереднього нагадування.
Підвищення кваліфікації
Посадові особи апарату та виконавчих органів міської ради на достатньому рівні володіють нормативно-правовою базою, методичними матеріалами за напрямом роботи. Увагу цьому напряму роботи необхідно звернути увагу відповідальним посадовим особам управління по фізичній культурі та спорту, управління охорони навколишнього природного середовища, управління праці та соціального захисту населення та управління охорони здоров’я.
Ураховуючи, що керівникам виконавчих органів міської ради було рекомендовано забезпечення проходження відповідальними посадовими особами курсів підвищення кваліфікації за напрямом «діловодство і контроль», робочою групою прийнято рішення не вважати цей показник негативним при підбитті підсумків.
ВИСНОВОК:
Робоча група, провівши оцінку ефективності здійснення структурними підрозділами апарату міської ради та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпорядчих актів міського голови та виконавчого комітету міської ради за період з 01 січня по 01 вересня
2012 року відповідно до визначених показників, виявила, що у виконавчих органах міської ради забезпечується ведення архівної справи, використання автоматизованої системи діловодства, організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів, ведення діловодства та підготовка документів відповідно до встановлених вимог. Проте ускладнює процес роботи з контрольованими документами та впливає на рівень виконавської дисципліни досить значний обсяг документообігу, технічний стан комп’ютерної техніки, на якій здійснюється автоматизована реєстрація документів (управління по фізичній культурі та спорту, управління житлового господарства, управління комунального господарства), а також не досить відповідальне ставлення посадових осіб до виконання обов’язків щодо ведення діловодства.
2012 року відповідно до визначених показників, виявила, що у виконавчих органах міської ради забезпечується ведення архівної справи, використання автоматизованої системи діловодства, організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів, ведення діловодства та підготовка документів відповідно до встановлених вимог. Проте ускладнює процес роботи з контрольованими документами та впливає на рівень виконавської дисципліни досить значний обсяг документообігу, технічний стан комп’ютерної техніки, на якій здійснюється автоматизована реєстрація документів (управління по фізичній культурі та спорту, управління житлового господарства, управління комунального господарства), а також не досить відповідальне ставлення посадових осіб до виконання обов’язків щодо ведення діловодства.
Ураховуючи результати проведення у 2012 році оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами апарату міської ради та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпорядчих актів міського голови та виконавчого комітету міської ради та викладене вище, діяльність виконавчих органів міської ради визначено як ефективну: зокрема, як ефективну, недостатньо ефективну, неефективну у наведеній нижче таблиці.
|
№
п/п |
Найменування
виконавчого органу міської ради |
Оцінка
ефективності здійснення контролю |
|
1.
|
Головне управління економіки
|
ефективна
|
|
2.
|
Управління споживчого ринку, розвитку підприємництва та захисту прав споживачів
|
ефективна
|
|
3.
|
Управління житлового господарства
|
недостатньо
ефективна |
|
4.
|
Управління комунального господарства
|
неефективна
|
|
5.
|
Управління надзвичайних ситуацій
та цивільного захисту населення |
ефективна
|
|
6.
|
Управління транспорту та зв’язку
|
ефективна
|
|
7.
|
Управління капітального будівництва
|
недостатньо ефективна
|
|
8.
|
Управління головного архітектора міста
|
ефективна
|
|
9.
|
Управління земельних відносин
|
ефективна
|
|
10.
|
Головне фінансове управління
|
ефективна
|
|
11.
|
Фонд комунальної власності м.Дніпродзержинська
|
ефективна
|
|
12.
|
Управління охорони здоров'я
|
ефективна
|
|
13.
|
Управління праці та соціального захисту населення
|
недостатньо ефективна
|
|
14.
|
Управління охорони навколишнього природного середовища
|
недостатньо
ефективна |
|
15.
|
Управління культури та туризму
|
ефективна
|
|
16.
|
Управління освіти і науки
|
ефективна
|
|
17.
|
Управління у справах сім'ї та молоді
|
ефективна
|
|
18.
|
Управління по фізичній культурі та спорту
|
недостатньо ефективна
|
|
19.
|
Служба у справах дітей
|
ефективна
|
|
20.
|
Архівне управління м.Дніпродзержинська
|
ефективна
|
|
21.
|
Апарат міської ради
|
ефективна
|
Керівник робочої групи:
|
____________________Т.Ж.Завгородня
|
Заступник керівника робочої групи:
|
_____________________Л.В.Товмач
|
Члени робочої групи:
|
____________________С.А.Данюк
|
|
____________________Н.А.Ілларіошина
|
|
____________________ І.В.Михайловська
|
|
____________________ О.В.Солдатенко
|
