Міському голові
САФРОНОВУ С.О.
З В І Т
про результати проведення у 2013 році оцінки ефективності
здійснення структурними підрозділами апарату міської ради та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань,визначених законами України, постановами Верховної Ради України,
актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України
в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпоряджень міського голови
та рішень виконавчого комітету міської ради
Підставою для проведення оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами апарату міської ради та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпоряджень міського голови міського голови та рішень виконавчого комітету міської ради є постанова Кабінету Міністрів України від 18 травня 2011 року №522 «Про затвердження Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету міністрів України», розпорядження голови облдержадміністрації від 02.08.2013 №Р-630/0/3-13 «Про проведення у 2013 році оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови облдержадміністрації», розпорядження міського голови від 24.09.2013 №223-р «Про проведення у 2013 році оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпоряджень міського голови та рішень виконавчого комітету міської ради»
Відповідно до розпорядження міського голови від 24.09.2013 №223-р з 04 по 13 листопада 2013 року проведено оцінку ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України
та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпорядження міського голови та рішень виконавчого комітету міської ради (далі – оцінка) за період з 01 січня 2013 року по 01 листопада 2013 року робочою групою у такому складі:
та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпорядження міського голови та рішень виконавчого комітету міської ради (далі – оцінка) за період з 01 січня 2013 року по 01 листопада 2013 року робочою групою у такому складі:
|
ЗАВГОРОДНЯ
Тетяна Жоржівна
|
- -
|
- заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради,
керуючий справами виконавчого комітету міської ради, керівник робочої групи
|
|
ТОВМАЧ
Людмила Володимирівна
|
-
|
начальник загального відділу міської ради, заступник керівника робочої групи
|
|
ДАНЮК
Світлана Анатоліївна
|
-
|
головний спеціаліст загального відділу міської ради
|
|
ІЛЛАРІОШИНА
Наталія Анатоліївна |
-
|
заступник начальника загального відділу міської ради
|
|
КОЗЛОВА
Ірина Василівна
|
-
|
головний спеціаліст загального відділу міської ради
|
|
СОЛДАТЕНКО
Олена Вікторівна
|
-
|
головний спеціаліст загального відділу міської ради
|
Оцінка проводилася шляхом перевірок відповідно до Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 18 травня 2011 року №522, показників та графіка оцінки, затверджених розпорядженням міського голови від 24.09.2013 №223-р.
Метою проведення оцінки є надання робочою групою необхідної методичної та практичної допомоги керівникам в організації контролю у підпорядкованих виконавчих органах та посадовим особам щодо забезпечення високого рівня виконавської дисципліни з виконання в частині делегованих повноважень завдань, визначених актами законодавства та розпорядженнями голови облдержадміністрації, розпорядженнями міського голови та рішеннями виконавчого комітету міської ради.
Робоча група проводила оцінку за такими показниками:
- документування управлінської інформації;
- архівна справа;
- організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів;
- підвищення кваліфікації.
Під час проведення оцінки також враховувалися аналітичні та звітні матеріали щодо стану виконавської дисципліни у виконавчих органах апарату міської ради та виконавчих органів міської ради у динаміці протягом звітного періоду, матеріали щодо проведених перевірок.
У ході перевірки за визначеними показниками встановлено наступне.
У період з 01 січня по 01 вересня 2013 року виконавчими органами апарату міської ради та виконавчими органами міської ради опрацьовано контрольованих документів – 5022.
Архівна справа
Належний стан архівної справи в виконавчих органах апарату міської ради забезпечує загальний відділ міської ради.
Ефективно ведеться архівна робота в управлінні містобудування та архітектури міської ради, департаменті молоді та спорту міської ради, управлінні транспортної інфраструктури та цивільного захисту населення міської ради, департаменті економічного розвитку міської ради, управлінні освіти та науки міської ради.
Стан архівної справи показав, що формування поточного архіву, опрацювання резолюцій та списання до справи службових документів потребує вдосконалення та доопрацювання в департаменті охорони здоров’я та соціального захисту населення міської ради, департаменті житлово-комунального господарства та будівництва міської ради.
Потребує доопрацювання у виконавчих органах міської ради належне оформлення вихідних документів, що залишаються у справах, відповідно до Типової інструкції з діловодства (пункти 78, 80 ТІД №1242), тому робочою групою прийнято рішення не вважати цей показник негативним при підбитті підсумків.
Документування управлінської інформації
Робочою групою відзначено, що відповідно до вимог Типової інструкції
з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. №1242 у виконавчих органах міської ради, що підлягали перевірці, використовується автоматизована система діловодства, яка дозволяє оперативно вносити інформацію, прискорює отримання статистичної та довідкової інформації, гарантує своєчасний розгляд документів, сприяє ефективному контролю за станом їх виконання.
з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. №1242 у виконавчих органах міської ради, що підлягали перевірці, використовується автоматизована система діловодства, яка дозволяє оперативно вносити інформацію, прискорює отримання статистичної та довідкової інформації, гарантує своєчасний розгляд документів, сприяє ефективному контролю за станом їх виконання.
Слід відзначити, що значно поліпшився рівень володіння автоматизованою системою діловодства у виконавчих органах міської ради порівняно з минулою перевіркою. Ефективно використовують автоматизовану систему діловодства управління містобудування та архітектури міської ради, управління культури міської ради, управління промисловості та екології міської ради, управління освіти і науки міської ради, департамент фінансів міської ради, департамент комунальної власності та земельних відносин міської ради, управління транспортної інфраструктури та цивільного захисту населення міської ради, департамент економічного розвитку міської ради, департамент молоді та спорту міської ради, служба у справах дітей міської ради.
Автоматизовану реєстрацію вхідних та вихідних документів, що надходять до виконавчих органів апарату міської ради, здійснює загальний відділ міської ради.
За результатами проведеного аналізу стану діловодства та підготовки документів у виконавчих органах апарату міської ради та виконавчих органах міської ради, що підлягали оцінюванню, зроблено наступні висновки:
- діловодне оформлення документів здійснюється відповідно до встановлених стандартів;
- на належному рівні забезпечується діловодне оформлення та підготовка службових документів з додержанням вимог законодавства про мови та офіційно-ділового стилю.
Організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів
Організація (здійснення) контролю в виконавчих органах апарату міської ради та виконавчих органах міської ради має характер технічного процесу відстеження строків виконання контрольованих документів та покладено на загальний відділ міської ради. У самостійних виконавчих органах міської ради функції контролю покладено на окремих посадових осіб.
Контроль за виконанням законів України, постанов Верховної Ради України, актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень забезпечується загальним відділом міської ради шляхом:
- постійного моніторингу стану виконавської дисципліни, контролю за додержанням строків, встановлених для виконання документів;
- систематичного аналізу статистичних матеріалів щодо виконання контрольованого документа;
- розгляду на засіданнях виконавчого комітету міської ради питання щодо стану виконавської дисципліни.
Виконавчими органами міської ради в цілому забезпечується дотримання строків виконання отриманих контрольованих документів, вимог щодо їх розгляду, підготовки та належного оформлення відповідних проектів документів, організації здійснення діловодного контролю за їх виконанням.
Контроль за виконанням документів у виконавчих органах міської ради покладено на посадових осіб, відповідальних за діловодство. В окремих виконавчих органах міської ради функції щодо діловодства та контролю є додатковими посадовими обов’язками. Слід зазначити, що в департаменті житлово-комунального господарства та будівництва міської ради ведення діловодства забезпечує відділ діловодства, кадрової роботи та господарчої діяльності, в департаменті комунальної власності та земельних відносин міської ради – сектор діловодства та кадрової роботи.
Стан виконавської дисципліни за 10 місяців 2013 року щодо виконання контрольованих документів по виконавчих органах становить:
|
№
п/п |
Найменування
виконавчого органу міської ради |
Показник виконавської дисципліни, % відповідно
до середнього показника 0,8% |
|
1.
|
Департамент економічного розвитку
|
-
|
|
2.
|
Департамент житлово-комунального господарства та будівництва
|
0,4%
|
|
3.
|
Департамент комунальної власності та земельних відносин
|
-
|
|
4.
|
Департамент фінансів
|
-
|
|
5.
|
Департамент охорони здоров’я та соціального захисту населення
|
1%
|
|
6.
|
Департамент молоді та спорту
|
-
|
|
7.
|
Управління надання муніципальних послуг та розвитку підприємництва (Міський центр муніципальних послуг)
|
-
|
|
8.
|
Управління транспортної інфраструктури та цивільного захисту населення
|
-
|
|
9.
|
Управління містобудування та архітектури
|
-
|
|
10.
|
Управління промисловості та екології
|
-
|
|
11.
|
Управління культури
|
-
|
|
12.
|
Управління освіти та науки
|
-
|
|
13.
|
Служба у справах дітей
|
-
|
|
14.
|
Архівне управління м.Дніпродзержинська
|
-
|
|
15.
|
Апарат міської ради
|
-
|
Проведений аналіз свідчить про те, що у виконавчих органах міської ради на високому рівні робота з контрольованими документами ведеться у департаменті економічного розвитку міської ради, департаменті молоді та спорту міської ради, управлінні містобудування та архітектури міської ради, департаменті комунальної власності та земельних відносин міської ради.
Необхідно посилити персональну відповідальність посадових осіб за виконання контрольованих службових документів в департаменті житлово-комунального господарства та будівництва міської ради, департаменті охорони здоров’я та соціального захисту населення. Більшість контрольованих документів у зазначених департаментах виконуються своєчасно за тенденцією попереднього нагадування.
Підвищення кваліфікації
Посадові особи виконавчих органів апарату міської ради та виконавчих органів міської ради на достатньому рівні володіють нормативно-правовою базою, методичними матеріалами за напрямом роботи. Увагу у цьому напрямі роботи необхідно звернути відповідальним посадовим особам департаменту фінансів міської ради, управління надання муніципальних послуг та розвитку підприємництва (Міський центр муніципальних послуг) міської ради, департаменту охорони здоров’я та соціального захисту населення міської ради, управління промисловості та екології міської ради.
Ураховуючи, що керівникам виконавчих органів міської ради було рекомендовано забезпечення проходження відповідальними посадовими особами курсів підвищення кваліфікації за напрямом «діловодство і контроль», робочою групою прийнято рішення не вважати цей показник негативним при підбитті підсумків.
ВИСНОВОК:
Робоча група, провівши оцінку ефективності здійснення виконавчими органами апарату міської ради та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпоряджень міського голови та рішень виконавчого комітету міської ради за період з 01 січня по 01 листопада
2013 року відповідно до визначених показників, виявила, що у виконавчих органах апарату міської ради та виконавчих органах міської ради забезпечується ведення архівної справи, використання автоматизованої системи діловодства, організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів, ведення діловодства та підготовка документів відповідно до встановлених вимог.
2013 року відповідно до визначених показників, виявила, що у виконавчих органах апарату міської ради та виконавчих органах міської ради забезпечується ведення архівної справи, використання автоматизованої системи діловодства, організація (здійснення) контролю за виконанням службових документів, ведення діловодства та підготовка документів відповідно до встановлених вимог.
У 2013 році проведена реорганізація виконавчих органів міської ради шляхом об’єднання управлінь та відділів, що ускладнило процес роботи з контрольованими документами, вплинуло на рівень виконавської дисципліни та стан архівної справи у департаменті житлово-комунального господарства та будівництва міської ради, департаменті охорони здоров’я та соціального захисту населення міської ради.
Ураховуючи результати проведення у 2013 році оцінки ефективності здійснення виконавчими органами апарату міської ради та виконавчими органами міської ради контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України в частині делегованих повноважень, розпоряджень голови облдержадміністрації, розпоряджень міського голови та рішень виконавчого комітету міської ради та викладене вище, діяльність Дніпродзержинської міської ради визначено ефективною, зокрема по виконавчих органах апарату міської ради та виконавчих органах міської ради визначено як ефективну, недостатньо ефективну у наведеній нижче таблиці.
|
№
п/п |
Найменування виконавчого органу міської ради
|
Оцінка ефективності здійснення контролю
|
|
1.
|
Департамент економічного розвитку
|
ефективна
|
|
2.
|
Департамент житлово-комунального господарства та будівництва
|
недостатньо
ефективна
|
|
3.
|
Департамент комунальної власності та земельних відносин
|
ефективна
|
|
4.
|
Департамент фінансів
|
ефективна
|
|
5.
|
Департамент охорони здоров’я та соціального захисту населення
|
недостатньо
ефективна
|
|
6.
|
Департамент молоді та спорту
|
ефективна
|
|
7.
|
Управління надання муніципальних послуг та розвитку підприємництва (Міський центр муніципальних послуг)
|
ефективна
|
|
8.
|
Управління транспортної інфраструктури та цивільного захисту населення
|
ефективна
|
|
9.
|
Управління містобудування та архітектури
|
ефективна
|
|
10.
|
Управління промисловості та екології
|
ефективна
|
|
11.
|
Управління культури
|
ефективна
|
|
12.
|
Управління освіти та науки
|
ефективна
|
|
13.
|
Служба у справах дітей
|
ефективна
|
|
14.
|
Архівне управління м.Дніпродзержинська
|
ефективна
|
|
15.
|
Апарат міської ради
|
ефективна
|
Керівник робочої групи:
|
____________________Т.Ж.Завгородня
|
Заступник керівника робочої групи:
|
_____________________Л.В.Товмач
|
Члени робочої групи:
|
____________________С.А.Данюк
|
|
____________________Н.А.Ілларіошина
|
|
____________________ І.В.Козлова
|
|
____________________ О.В.Солдатенко
|
